校屬各單位：
根據(jù)《中華人民共和國檔案法》（2021年實施）、教育部和國家檔案局27號令《高等學(xué)校檔案管理辦法》《湖南科技大學(xué)檔案管理辦法》等文件要求,，為切實做好我校2023年度文件材料的歸檔工作,，現(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一,、歸檔范圍
1.各單位在2023年1月1日至12月31日各項工作活動中直接形成的，能反映本單位主要工作,，具有保存價值的文字,、圖表、聲像,、實物等不同形式和載體的文件材料,。各單位歸檔范圍具體參見檔案館網(wǎng)站首頁“業(yè)務(wù)指導(dǎo)-歸檔范圍-《湖南科技大學(xué)關(guān)于文件材料歸檔范圍和檔案保管期限的規(guī)定》”。
2.各單位2023年以前產(chǎn)生,、“應(yīng)歸未歸”的檔案材料,。
二,、歸檔要求
1.為保障學(xué)校檔案資源的完整、系統(tǒng),，請各單位務(wù)必高度重視歸檔工作,，各單位分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)要切實加強對本單位歸檔工作的監(jiān)督管理，檔案員要切實履行職責(zé),，做好本單位檔案的收集,、整理與移交工作，保證歸檔文件完整,、齊全,，并按時移交，任何單位和個人不得將應(yīng)歸檔材料據(jù)為己有,。
2.凡產(chǎn)生的文件材料涉及多個部門的,，由主辦部門負(fù)責(zé)歸檔，相關(guān)部門協(xié)助提供材料,；涉及機構(gòu)調(diào)整,、撤并、新增的由合并或新產(chǎn)生的機構(gòu)按職能分工的延續(xù)統(tǒng)一歸檔,。
3.各單位涉密文件材料（包括文件,、科研、基建等材料）應(yīng)按照學(xué)校保密工作要求,，獨立組卷,，獨立編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄,、移交目錄,，嚴(yán)禁與公開文件混合。相關(guān)目錄應(yīng)在涉密計算機上錄入或下載打印空白表格后手寫錄入,。
4.各單位須加強重大項目,、重大活動與事件過程中聲像與實物等特殊載體材料的歸檔，聲像檔案須標(biāo)明時間,、地點,、人物、事件等,。
5.所有紙質(zhì)材料必須是原件,，圖片必須是原圖。
6.移交手續(xù)：移交檔案必須履行手續(xù),，填寫《湖南科技大學(xué)文件材料移交（接,、收）清單》（檔案館網(wǎng)頁“下載專區(qū)”中），一式兩份，交接雙方簽名蓋章,，雙方各執(zhí)一份,。
三、歸檔時間
請各單位于2024年6月30日前完成歸檔文件材料的歸檔移交工作,。
綜合檔案——黨群,、行政檔案聯(lián)系人：彭老師，電話：13786244566
其他綜合檔案聯(lián)系人：張老師,，電話：58290089
湖南科技大學(xué)檔案館
2024年5月28日